Eine E-Mail. Eine Aufgabe. Ein Überblick.

Sie schicken uns Ihre Aufgabe per E-Mail

Jedes Projekt hat bei uns eine eigene Projektadresse, die Sie zum Start von uns bekommen. Dorthin geht jede Aufgabe, so landet nichts mehr in einzelnen Postfächern.

• An Ihre Projektadresse, CC an Ihren Ansprechpartner bei uns
• Im Betreff die Website und die Aufgabe, zum Beispiel „ihre-website.de – neuen Blogbeitrag veröffentlichen“
• In der Mail kurz beschreiben, was wo umgesetzt werden soll
• Dateien und Bilder direkt anhängen
• Ist eine Aufgabe für eine bestimmte Person aus unserem Team gedacht, nehmen Sie sie gern dazu. Die Projektadresse bleibt immer im Verteiler.

Ihre Mail wird automatisch zur Aufgabe

Sobald die E-Mail in der Projektadresse ankommt, legt unser System daraus eine Aufgabe an, inklusive aller Anhänge, und ordnet sie dem richtigen Projekt und der richtigen Website zu.

Damit gibt es eine zentrale Stelle, an der alles steht: was angefragt wurde, von wem, wann, und mit welchen Dateien. Niemand muss mehr in alten Mailverläufen suchen.

Wir bearbeiten oder verteilen die Aufgabe

In der Regel übernimmt David die Bearbeitung selbst oder gibt die Aufgabe an die passende Person im Team weiter. Wer zuständig ist, steht an der Aufgabe, und zwar für alle sichtbar.

Gibt es Rückfragen oder Abstimmungsbedarf, melden wir uns direkt bei Ihnen. Das Projektmanagement ersetzt nicht das Gespräch, es sorgt nur dafür, dass das Ergebnis des Gesprächs nicht verloren geht.

Nichts geht live, ohne dass zwei draufgeschaut haben

Jede Aufgabe wird nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert: Wer umsetzt, prüft nicht sich selbst. Eine zweite Person schaut auf das Ergebnis, bevor die Aufgabe abgeschlossen wird.

Das gilt für Texte und Bilder genauso wie für technische Änderungen, gerade dort, wo ein Fehler unangenehm wäre.

Sie bekommen automatisch Bescheid

Ist die Aufgabe abgeschlossen, erhalten Sie automatisch eine Rückmeldung per E-Mail. Sie müssen nicht nachfragen, ob etwas erledigt ist, und wir müssen nicht nachhalten, wem wir was noch sagen wollten.

Und weil jede Aufgabe mit Datum, Zuständigkeit und Prüfung festgehalten ist, lässt sich auch Monate später noch nachvollziehen, was wann geändert wurde.